Datenraum für virtuelle Zusammenarbeit einrichten – so geht’s

Datenraum für virtuelle Zusammenarbeit einrichten – so geht’s

Damit Mitarbeiter im virtuellen Raum sicher und effizient zusammenarbeiten können, muss der dazugehörige Datenraum bestimmte Merkmale aufweisen. Außerdem braucht es klare Rechte und Regeln, die von Anfang an verbindlich festgelegt sein sollten. Wir erklären, wie so ein virtueller Datenraum eingerichtet werden kann und worauf es bei der Einführung ankommt.

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Datenraum für virtuelle Zusammenarbeit einrichten - so geht's

Was genau ist ein virtueller Datenraum?

Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich um eine cloud-basierte Umgebung, die sich durch ein hohes Sicherheitsniveau kennzeichnet. In dem Datenraum können Mitarbeiter digitale Dokumente bearbeiten, verwalten und untereinander austauschen.

Sämtliche Zugriffe auf die Daten sind zeitlich begrenzt. Außerdem werden sie lückenlos und unveränderlich protokolliert. Auf der Dateiebene stellt eine Verschlüsselung, die auf zugewiesenen Rechten basiert, sicher, dass nur die Personen Zugriff auf die Daten erhalten, die dafür entsprechend autorisiert sind.

Der sogenannte Confidential-Computing-Ansatz bewirkt außerdem, dass die Daten in der Cloud nicht nur im Zuge der Speicherung geschützt sind, sondern auch schon während sie verarbeitet und übertragen werden.

Einen Datenraum für die virtuelle Zusammenarbeit einrichten – so geht’s

Um einen virtuellen Datenraum einzurichten, in dem Mitarbeiter sicher zusammenarbeiten können, hat es sich bewährt, in fünf Schritten vorzugehen:

Schritt 1: Die Anforderungen an den Datenraum definieren.

Damit eine geeignete Lösung gefunden werden kann, muss zunächst einmal geklärt sein, welche Anforderungen an den Datenraum bestehen.

Dabei sollten drei Punkte auf jeden Fall gegeben sein:

  • Rechtemanagement: Gibt es klare Berechtigungen für den Zugang und werden die Zugriffe kontrolliert? Wichtig an dieser Stelle ist zum einen, dass protokolliert wird, wer wann welche Daten aufgerufen, heruntergeladen, bearbeitet und gelöscht hat. Zum anderen sollten die Mitarbeiter die Lösung einfach und intuitiv bedienen können.

  • Produktivität: Ist der Datenraum zeitnah einsatzbereit und über den Browser problemlos aufrufbar? Können Nutzer unkompliziert hinzugefügt und entfernt werden? Kann die Verwaltung der Rechte unabhängig von der IT angepasst werden?

  • Branchenspezifische Kriterien: Sind die Nutzungsbedingungen konfigurierbar? Lassen sich die Zugriffszeiten individuell definieren? Besteht die Möglichkeit, Dokumente mit Wasserzeichen zu sichern und vor unberechtigten Weitergaben, Vervielfältigungen und Downloads zu schützen?

Außerdem sollte im Vorfeld feststehen, wie und für welchen Zweck der Datenraum zum Einsatz kommen soll. Inwiefern die bestehenden Abläufe und die beteiligten Zielgruppen besondere Rahmenbedingungen erfordern, sollte ebenfalls berücksichtigt werden.

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Schritt 2: Den Anbieter des Datenraums auswählen.

Der Anbieter, der den virtuellen Datenraum zur Verfügung stellt, muss nicht nur zu den eigenen Anforderungen und Vorstellungen passen. Vielmehr sollte er auch rechtlichen Vorgaben gerecht werden, zum Beispiel wenn es um den Datenschutz und die Sicherheit der Daten geht.

Bei der Auswahl eines Anbieters sollten daher folgende Aspekte geprüft werden:

  • Wo hat der Anbieter seinen Firmensitz?

  • Wo befinden sich die Rechenzentren?

  • Kann der Anbieter auf die Daten im Datenraum zugreifen?

  • Ist sichergestellt, dass die Daten in der Cloud auch während der Bearbeitung geschützt sind?

  • Verfügt der Anbieter über Zertifikate, die seine Sicherheitsmaßnahmen belegen?

  • Können Apps, APIs und andere Anwendungen integriert werden?

  • Steht ein Support bereit, der jederzeit erreichbar ist?

Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, kommt letztlich nur ein Anbieter infrage, der innerhalb der EU sitzt und seine Server betreibt.

Schritt 3: Die Regeln im virtuellen Datenraum festlegen.

Bevor der virtuelle Datenraum eröffnet wird und in Betrieb geht, sollten die Abläufe, die künftig im Datenraum stattfinden werden, noch einmal auf den Prüfstand gestellt werden.

In diesem Zusammenhang sind folgende Punkte wichtig:

  • Wie wird geregelt, welcher Mitarbeiter was darf? Es geht also darum, Rollen und Rechte zuzuweisen.

  • Ist es notwendig, bestimmte Dokumente besonders zu kennzeichnen, um sie vor einer ungewollten Verbreitung zu schützen?

  • Soll ein Protokoll sicherstellen, dass alle Aktionen im Datenraum dokumentiert sind? Auf diese Weise bleibt nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter wann welche Dokumente wie abgeändert hat.

  • Haben alle Mitarbeiter einer verbindlichen Nutzungsvereinbarung für den virtuellen Datenraum zugestimmt?

Es kann sinnvoll sein, einen Assistenten zu bestimmen, der für die Verwaltung des Datenraums zuständig ist. Er erhält alle Rechte, die notwendig sind, um den Datenraum einzurichten. Außerdem kann er weitere Nutzer freischalten, die Daten als solche aber nicht einsehen.

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft das Löschen von Daten. Wenn Mitarbeiter Dokumente bearbeitet und geteilt haben und sie anschließend löschen, spielen nämlich datenschutzrechtliche Vorgaben eine Rolle.

Das betrifft vor allem den Umgang mit personenbezogenen Daten, aber auch mit Gesundheits- und Finanzdaten. Bei geschäftlichen Unterlagen müssen außerdem die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

Schritt 4: Die virtuelle Zusammenarbeit im Datenraum starten.

Nachdem die Rahmenbedingungen festgelegt sind, kann der Datenraum mit Dokumenten gefüllt werden.

Um übersichtliche Strukturen zu schaffen und die Navigation zu vereinfachen, bietet es sich an, Ordner anzulegen, in die zum Beispiel PDF- und Bilddateien, Textdokumente, Notizen oder Sprachnachrichten einsortiert werden.

Ist alles vorbereitet, kann der Zugriff für die Mitarbeiter freigeschaltet werden. Wichtig dabei ist, dass jeder Mitarbeiter über die Rechte verfügt, die notwendig sind, damit er die für ihn relevanten Dateien öffnen, bearbeiten, teilen und herunterladen kann. Andersherum sollten die eingeräumten Rechte nicht über das erforderliche Maß hinausgehen.

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Schritt 5: Den Datenraum pflegen.

Sobald der Datenraum in Betrieb ist, sollten die vergebenen Rechte regelmäßig kontrolliert werden. Scheidet ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, sollten seine Zugriffsrechte unmittelbar angepasst werden.

Ein neuer Mitarbeiter wiederum sollte die Möglichkeit haben, auf Materialien, Arbeitshilfen und Kommunikationswege im Datenraum zuzugreifen, um sich auf diese Weise Unterstützung zu holen.

Die Dateien und Dokumente, die im Datenraum hinterlegt sind, sollten ebenfalls regelmäßig überprüft werden. So lässt sicherstellen, dass die Daten verfügbar und aktuell sind. Nicht zu vergessen ist auch, wichtige Daten konstant zu sichern, um sie im Fall einer Panne wiederherstellen zu können.

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Gerd Tauber - Programmierer, Samuel Wilders IT- Experte und Markus Berthold Inhaber einer Medienagentur, Ferya Gülcan Inhaberin Onlinemedien-Agentur, Christian Gülcan Inhaber Artdefects Media Verlag, schreiben hier Wissenswertes zum Thema IT, Internet, Hardware, Programmierung, Social-Media, Software und IT-Jobs.

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