Die wichtigsten Tipps für offizielle E-Mails

Die wichtigsten Tipps für offizielle E-Mails

 

E-Mails zu schreiben, ist mittlerweile fast schon Routine. Dies gilt sowohl für die Kommunikation im Privatbereich als auch in der Geschäftswelt. Schließlich ist eine E-Mail genauso schnell und unkompliziert wie ein Telefonanruf, bietet aber den Vorteil, dass die Inhalte nachvollziehbar bleiben.

Auch immer mehr Ämter und Behörden ermöglichen die Kontaktaufnahme per E-Mail und viele Arbeitgeber ziehen inzwischen eine Bewerbung per E-Mail der klassischen Bewerbungsmappe vor. Anders als bei klassischen Briefen fühlen sich bei E-Mails viele aber dazu verleitet, die ganze Sache etwas lockerer anzugehen.

Doch bloß weil eine E-Mail vielleicht etwas moderner ist und oft nicht ganz so förmlich wirkt, heißt das nicht, dass keine Regeln gelten. Ganz im Gegenteil: Als Faustregel gilt, dass eine offizielle E-Mail in Sachen Form und Stil keine wesentlichen Unterschiede zu einem klassischen Postbrief aufweisen sollte. Aber was bedeutet das konkret?

 

Damit sich künftig keine vermeidbaren Fehler mehr einschleichen, hier die wichtigsten Tipps für offizielle E-Mails in der Übersicht:

 

Die Empfängeradresse

Wenn eine E-Mail mit identischem Inhalt an mehrere Empfänger verschickt werden soll, neigen viele dazu, alle Empfängeradressen im Adressfeld aneinanderzureihen. Im Privatbereich mag das in Ordnung sein. Bei offiziellen E-Mails sollte der Absender aber unbedingt darauf verzichten. Allein schon aus Datenschutzgründen ist es bedenklich, wenn der Empfänger die E-Mail-Adressen der übrigen Empfänger mitlesen kann.

Bei wichtigen Anliegen und auch Bewerbungen macht es zudem keinen guten Eindruck, wenn der Empfänger die Nachricht als Massenbrief identifiziert. Besser ist deshalb, offizielle E-Mails einzeln zu verschicken oder wenigstens das Feld „BCC“ zu benutzen.

 

Die Betreffzeile

Bevor der Empfänger die eigentliche E-Mail liest, sieht er zunächst einmal nur den Betreff. Durch einen Betreff, der den Inhalt mit klaren und aussagekräftigen Wörtern beschreibt, kann die E-Mail schnell zugeordnet werden. Zudem steigen die Chancen, dass das Anliegen zeitnah bearbeitet wird.

Es ist aber noch aus einem weiteren Grund nicht ratsam, auf den Betreff zu verzichten:

In vielen Unternehmen, Ämtern, Behörden und anderen offiziellen Stellen werden E-Mails ohne Betreff erst gar nicht gelesen. Stattdessen landen Nachrichten von einem unbekannten Absender und ohne Angaben zum Inhalt auf direktem Wege im virtuellen Papierkorb. Bei offiziellen E-Mails sollte deshalb in der Betreffzeile immer kurz zusammengefasst werden, um was es geht.

 

Die Anrede

Anders als bei einem klassischen Brief ist es bei einer E-Mail nicht notwendig, ein Datum anzugeben. Das E-Mail-Programm zeigt das Datum nämlich automatisch an. Der Text beginnt deshalb mit der Anrede. Dabei wird in einer offiziellen E-Mail dieselbe Anrede verwendet wie bei einem Brief.

Das bedeutet: Ist der Empfänger bekannt, lautet die Anrede „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“. Ist nicht klar, wie der Ansprechpartner heißt, wird die Anredeformel „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwendet. Die Anrede wird mit einer Leerzeile vom weiteren Text getrennt.

Dabei endet die Anrede mit einem Komma und der Text beginnt mit einem kleingeschriebenen Wort, sofern das erste Wort kein Anredepronomen oder Hauptwort ist.

Lockere Anreden wie „Guten Tag!“, „Hi, Frau/Herr …!“ oder „Hallo zusammen!“ haben in einer offiziellen E-Mail nichts zu suchen. Auch persönlich-freundschaftliche Anreden wie „Liebe/r Frau/Herr …“ kommen meist nicht gut an.

 

Der Text

Für den E-Mail-Text gelten im Prinzip dieselben Regeln wie bei einem klassischen Geschäftsbrief. Das bedeutet:

·         Grundsätzlich sollte der Text nicht unnötig lang sein. Statt lang herumzuschwafeln und jedes kleine Detail zu erklären, sollte der Absender auf den Punkt kommen. Gerade in Unternehmen und bei Ämtern hat niemand Zeit und Lust, ewiglange Romane zu lesen. Der Absender sollte sein Anliegen also klar, präzise und aufs Wesentliche beschränkt formulieren. Übrigens ist es auch nicht notwendig, die Inhalte der vorhergehenden E-Mails mitzuschicken. Bei einem klassischen Brief würde der Absender ja in aller Regel auch keine Kopien der bisherigen Schreiben beilegen.

·         Damit der Inhalt übersichtlicher und lesefreundlicher wird, sollte der Absender seinen Text unbedingt in Absätze aufteilen. 

·         Ein formeller Stil mit komplizierten und hochtrabenden Formulierungen ist nicht nötig. Auch bei offiziellen Briefen hat sich mittlerweile eine moderne Sprache durchgesetzt. Trotzdem sollte der Stil nicht zu locker werden. Als Faustregel gilt, dass der Absender das Niveau einer gehobenen Umgangssprache einhalten sollte.

·         In einer offiziellen E-Mail wird der Empfänger nicht geduzt, sondern grundsätzlich gesiezt. Die Anredepronomen, also beispielsweise „Sie“ oder „Ihr …“, werden dabei großgeschrieben.

·         Abkürzungen wirken nicht nur unhöflich, sondern können auch zu Missverständnissen führen. In einer offiziellen E-Mail sollten Kürzel deshalb möglichst vermieden werden. Statt „mfg“ endet der Text also beispielsweise mit „mit freundlichen Grüßen“.

·         Bei einer offiziellen E-Mail ist eine korrekte Rechtschreibung absolut Pflicht. Auch wenn es sehr beliebt ist, in E-Mails alles kleinzuschreiben, bleibt diese Sitte dem Kontakt mit Freunden vorbehalten. Die meisten E-Mail-Programme verfügen über eine Rechtschreibprüfung. Diese Funktion sollte der Absender unbedingt nutzen und seine Rechtschreibung auch selbst noch einmal kontrollieren.

·         Emoticons, Smilies und andere nett gemeinte Symbole haben in einer offiziellen E-Mail überhaupt nichts zu suchen! 

 

Die Signatur

Ratsam ist, am Ende einer offiziellen E-Mail eine Signatur einzufügen. Diese sollte die wichtigsten Kontaktdaten enthalten. Wenn der Empfänger auf die E-Mail antworten möchte, hat er durch die Signatur alle wichtigen Infos zur Hand, ohne umständlich danach suchen oder die Daten erst erfragen zu müssen.

Die Signatur wird nach der Grußformel und dem Namen mit einer Leerzeile abgetrennt platziert und kann beispielsweise so aussehen:

Vorname Nachname

Straße Hausnummer

PLZ Ort

Telefonnummer

E-Mail-Adresse

 

Die Anhänge

Soll die E-Mail mit einem Anhang verschickt werden, ist es sinnvoll, dies zuvor mit dem Empfänger abzuklären. Um den Computer vor Viren und anderen Schädlingen zu schützen, sind viele E-Mail-Programme nämlich so eingestellt, dass E-Mails mit Anhängen erst gar nicht ankommen.

Wichtig ist außerdem, den Anhang möglichst klein zu halten. Größer als 1 MB sollte die Datenmenge besser nicht sein. Als Format für den Anhang empfiehlt sich ein PDF. Ein PDF bietet die Vorteile, dass es nur wenig Speicherplatz wegnimmt und zudem auf jedem Rechner richtig dargestellt wird.

Bei Dokumenten in einem anderen Format kann es passieren, dass der Empfänger sie gar nicht öffnen kann oder sie fehlerhaft angezeigt werden. Bei einigen Dateiformaten kann der Empfänger außerdem nachvollziehen, wann das Dokument erstellt und zuletzt bearbeitet wurde.

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Veröffentlicht von

Redaktion

Gerd Tauber, 42 Jahre, Programmierer, Samuel Wilders, 37 Jahre, IT- Experte und Markus Berthold 44 Jahre, Inhaber einer Medienagentur schreiben hier Wissenswertes zum Thema IT, Internet, Hardware, Programmierung, Software und IT-Jobs.

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