7 Tipps für einen DSGVO-gerechten Umgang mit Daten im Homeoffice

7 Tipps für einen DSGVO-gerechten Umgang mit Daten im Homeoffice

Das Homeoffice hat einen großen Aufschwung erfahren und sich in der Arbeitswelt fest etabliert. Doch weil die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auch im heimischen Büro beachtet werden muss, sind klare und verbindliche Regeln zum Datenschutz unumgänglich. Wie aber lässt sich ein DSGVO-gerechter Umgang mit Daten im Homeoffice sicherstellen?

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7 Tipps für einen DSGVO-gerechten Umgang mit Daten im Homeoffice

Hier sind sieben Tipps!:

Tipp 1: Für sichere Arbeitsgeräte sorgen

Ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zur Datensicherheit besteht darin, entsprechende Geräte bereitzustellen. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber Einfluss darauf nehmen, welche Funktionen verfügbar sind und wer worauf Zugriff hat.

Bei der Einrichtung der Geräte sollten folgende Punkte beachtet werden:

  • Firmengeräte wie Laptops und Smartphones brauchen eine Software auf aktuellem Stand und ohne Sicherheitslücken.

  • Der Computer muss mit einem Passwort geschützt, die Festplatten und externe Datenträger wie USB-Sticks sollten verschlüsselt sein.

  • Es sollte verbindliche Vorgaben geben, welche Anforderungen Passwörter mindestens erfüllen müssen und wie sie verwaltet werden. In offenen Dokumenten haben Zugangsdaten grundsätzlich nichts verloren. Eine sichere Passwort-Datenbank ist ein sinnvoller Aufbewahrungsort. Auch Datenträger mit sensiblen Daten sollten natürlich nicht offen herumliegen.

  • Zugriffsberechtigungen sollten auf das notwendige Mindestmaß beschränkt sein. Dadurch sinkt nicht nur das Risiko eines Datenmissbrauchs, sondern auch einer fehlerhaften Bedienung.

  • Der Arbeitgeber sollte entscheiden, ob die Firmengeräte auch privat genutzt werden dürfen. Generell ist es am einfachsten, wenn ein privater Gebrauch untersagt ist. Andernfalls muss strikt zwischen beruflicher und privater Nutzung getrennt werden.

Stellt der Arbeitgeber keine Arbeitsmittel zur Verfügung, sondern arbeiten die Mitarbeiter mit ihren eigenen Geräten, ist eine klare Trennung zwischen Privat und Beruf noch wichtiger. Um die Absicherung der Anwendungen und Bereiche, die den Betrieb betreffen, sollte sich in diesem Fall der Arbeitgeber kümmern.

Tipp 2: Regelmäßige Wartungen sicherstellen

Die Arbeitsgeräte im Homeoffice müssen regelmäßig gewartet und aktualisiert werden. Bleiben Software-Updates aus, können die Anwendungen und Systeme schnell bedenkliche Sicherheitslücken aufweisen.

Die Aktualisierungen regelt am besten der Arbeitgeber, gut geeignet ist zum Beispiel eine vertrauenswürdige Fernwartungssoftware. Auch hier ist aber wieder wichtig, darauf zu achten, dass der Fernzugriff auf die Firmengeräte autorisierten Personen vorbehalten bleibt.

Tipp 3: Konzept zum Umgang mit Dokumenten etablieren

Es sollte klare Regelungen dazu geben, wo und wie digitale Inhalte aufbewahrt werden, was mit Daten auf Papier geschieht und wie Dokumente entsorgt werden. Jeder Mitarbeiter im Homeoffice sollte das Konzept kennen und umsetzen.

  • Digitale Dokumente werden am besten auf den Firmenservern gespeichert. Dadurch kann nichts verloren gehen, alles ist an einem Ort gebündelt und die Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff darauf. Gleichzeitig kann der Arbeitgeber die Sicherheit selbst in die Hand nehmen. Eine vorübergehende lokale Speicherung sollte immer verschlüsselt erfolgen.

  • Ausdrucke sollten grundsätzlich nur dann angefertigt werden, wenn es sich nicht vermeiden lässt. Wichtig ist, die Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren, Papierdokumente mit sensiblen Daten nicht offen herumzuliegen zu lassen, sondern sicher geschützt in einem abschließbaren Schrank zu lagern.

  • Gedruckte Dokumente, die nicht mehr gebraucht werden, müssen DSGVO-konform entsorgt werden. Die einfachste Lösung an dieser Stelle ist, dass die Mitarbeiter die Unterlagen in die Firma mitbringen und sie dort schreddern.

Tipp 4: Datenübertragung zwischen Firma und Homeoffice sichern

Verschlüsselte Kommunikationstools auf aktuellstem Stand der Technik sorgen dafür, dass Daten vertraulich übermittelt werden können. Das betrifft in erster Linie E-Mails und firmeninterne Chat-Instrumente.

Klar sollte außerdem sein, dass Mitarbeiter geschäftliche E-Mails nicht an private E-Mail-Adressen weiterleiten. Für den Zugriff auf Dokumente im Firmennetzwerk bietet es sich an, einen abgesicherten VPN-Zugang einzurichten.

Der sichere Transport von Daten beinhaltet aber auch ausgedruckte Unterlagen. Auf dem Weg vom Homeoffice ins Büro oder umgekehrt sollten die Mitarbeiter Mappen oder Aktentaschen verwenden, die abschließbar sind. Sollte es zu einem Verlust oder Diebstahl kommen, ist dadurch zumindest ein gewisser Schutz gegeben.

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Tipp 5: Zum Datenschutz schulen

Viele Fragen und Regelungen zum Datenschutz im Homeoffice sollten bereits im Vorfeld geklärt sein. Wichtig ist außerdem, dass die Regeln an alle Mitarbeiter, die von daheim aus arbeiten, vollständig und in der gleichen Form kommuniziert werden. Sinnvoll ist daher, Schulungen durchzuführen.

Ein zentrales Thema der Schulung sollten die Risiken beim Umgang mit Daten im Homeoffice und die Schutzmaßnahmen des Unternehmens dagegen sein.

Wenn die Mitarbeiter wissen und verstehen, warum die Vorschriften zum Datenschutz unbedingt eingehalten werden müssen, steigen die Akzeptanz und die Bereitschaft, die Regeln einzuhalten.

Tipp 6: Datenschutzbeauftragten bestimmen

Ein Schlüssel für eine erfolgreiche Umsetzung der Strategie zum Datenschutz ist Kommunikation. Aus diesem Grund sollten die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden können, wenn Fragen auftauchen.

Ansprechpartner kann der direkte Vorgesetzte oder eine andere Führungskraft sein. In der Praxis bewährt es sich aber, einen Datenschutzbeauftragten zu bestimmen, der über die entsprechenden Kompetenzen verfügt und allen Mitarbeitern des Unternehmens gleichermaßen als Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Tipp 7: Vereinbarungen schließlich festhalten

Die Regelungen zum Datenschutz im Homeoffice sollten nicht nur mündlich besprochen, sondern auch in einer schriftlichen Vereinbarung fixiert werden.

Dadurch gewinnen sie noch einmal an Verbindlichkeit. Außerdem können die Mitarbeiter im Zweifel nachlesen, was wie zu tun ist.

Grundsätzlich kann in der Vereinbarung auch dokumentiert werden, dass der Datenschutzbeauftragte berichtigt ist, die Einhaltung der DSGVO zu kontrollieren. Allerdings sollte es nur in Ausnahmefällen tatsächlich häusliche Kontrollen geben. Denn sie können das Vertrauensverhältnis nur unnötig belasten.

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