Eine E-Mail an mehrere Empfänger verschicken – so geht’s richtig

Eine E-Mail an mehrere Empfänger verschicken – so geht’s richtig 

Natürlich spricht nichts dagegen, eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig zu verschicken. Allerdings sollte der Absender dann darauf achten, dass die Empfänger der Rundmail anonym bleiben.

Verglichen mit einem Brief, einem Fax oder einem Telefonat bietet die E-Mail einige Vorteile: Der Versand ist kostengünstig, der Empfänger erhält die Nachricht nur wenige Sekunden später und die Inhalte lassen sich immer wieder lesen, speichern oder ausdrucken. Hinzu kommt, dass eine E-Mail mit nur einem Klick an beliebig viele Empfänger verschickt werden kann.

Doch gerade diese Rundmails sind nicht ganz unproblematisch. Denn wenn die Namen und E-Mail-Adressen aller Empfänger sichtbar sind, führt das zu einem Datenschutz- und einem Sicherheitsrisiko. Außerdem wirkt eine solche Rundmail sehr unprofessionell. Dabei ist es überhaupt nicht schwierig, auch bei einer Rundmail die Diskretion zu wahren.

 

Rundmails und der Datenschutz

E-Mail-Adressen gehören in aller Regel zu den personenbezogenen Daten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes. Ob es sich bei den Adressen um private oder um geschäftliche E-Mail-Adressen handelt, spielt dabei keine Rolle. Weil E-Mail-Adressen üblicherweise für verschiedene Anwendungen und Dienste genutzt werden, sind sie Bestandteil der digitalen Identität.

Aus rechtlicher Sicht dürfen solche personenbezogenen Daten aber nur dann verarbeitet und genutzt werden, wenn es eine entsprechende Rechtsgrundlage gibt oder wenn die Empfänger eingewilligt haben.

Werden bei einer E-Mail nun alle Empfänger in das An- oder das CC-Feld eingetragen, können sie sehen, an wen die E-Mail verschickt wurde. Dabei sieht ein Empfänger nicht nur, wer die E-Mail außer ihm noch bekommen hat, sondern er sieht auch die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger.

Genau das ist der Knackpunkt. Denn wahrscheinlich wird längst nicht jeder Empfänger damit einverstanden sein, dass Dritte seine E-Mail-Adresse erfahren. Damit wird der Versand einer Rundmail mit einem offenen, für alle Empfänger sichtbaren Verteiler zu einer unzulässigen Übermittlung von personenbezogenen Daten. Im schlimmsten Fall muss der Absender in einem solchen Fall sogar mit einem Bußgeld rechnen. Davon abgesehen, wirkt eine Rundmail mit offenem Verteiler weder seriös noch professionell.

 

Das Sicherheitsrisiko bei Rundmails

Richtet sich eine E-Mail an mehrere Empfänger und werden die E-Mail-Adressen ins An- oder CC-Feld eingetragen, kann dies nicht nur unter datenschutzrechtlichen Aspekten problematisch sein. Stattdessen geht eine solche Rundmail auch mit einem Sicherheitsrisiko einher.

Denn wenn die E-Mail abgefangen oder ausspioniert wird, erhalten Cyber-Kriminelle eine Liste mit E-Mail-Adressen, die aktuell sind und genutzt werden. Die auf diese Weise gewonnen Daten können anschließend verarbeitet und weiterverkauft werden. Das Ergebnis davon ist, dass der Spam nicht lange auf sich warten lassen wird.

 

Eine E-Mail an mehrere Empfänger verschicken – so geht’s richtig

Natürlich spricht nichts dagegen, eine E-Mail zu verfassen und diese E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig zu schicken. Allerdings sollte der Absender seine Rundmail dann so versenden, dass alle Empfänger anonym bleiben und nicht sehen können, ob und an wen die Nachricht noch verschickt wurde. Und eine diskrete Rundmail lässt sich ganz einfach erstellen. Dazu werden die Namen der Empfänger nämlich nicht ins An- oder CC-Feld, sondern stattdessen ins BCC-Feld eingetragen.

Schreibt der Absender die E-Mail-Adressen der Empfänger ins An- oder CC-Feld, sehen alle Empfänger die Verteilerliste. Hat der Absender die Empfänger aus seiner Kontaktdatenbank in eines der Felder kopiert, werden neben den E-Mail-Adressen auch noch die Namen der Empfänger sichtbar.

Das Kürzel CC steht für Carbon Copy und bedeutet, in Anlehnung an das früher übliche Pauspapier, soviel wie Durchschlag oder eben Kopie. Verteilt der Absender die E-Mail-Adressen in das An- und das CC-Feld, wird die E-Mail an die Empfänger im An-Feld geschickt. Die Empfänger, die im CC-Feld stehen, erhalten eine Kopie der E-Mail. Anders sieht es aus, wenn die Empfänger ins BCC-Feld eingetragen werden. BCC steht für Blind Carbon Copy, zu Deutsch Blindkopie. Auch hier erhalten die Empfänger zwar eine identische Kopie der E-Mail. Aber als Kopie wird nur die E-Mail selbst verschickt. Die Verteilerliste bleibt verborgen.

Der Versand einer E-Mail als Blindkopie geht so:

·         Der Absender trägt in das An-Feld seine eigene E-Mail-Adresse ein.

·         In das BCC-Feld setzt er die E-Mail-Adressen aller Empfänger. Je nach E-Mail-Programm ist das BCC-Feld allerdings nicht automatisch aktiviert, sondern muss erst noch hinzugefügt werden.

·         Nun schickt der Absender die E-Mail an sich selbst. Alle Empfänger, die im BCC-Feld stehen, erhalten eine Kopie der E-Mail. Die E-Mail-Adressen der übrigen Empfänger sehen sie dabei nicht.

 

Worauf beim Versand von Blindkopien geachtet werden sollte

Wird eine Rundmail als Blindkopie verschickt, bleibt die Anonymität der Empfänger geschützt. Denn ein Empfänger kann nicht sehen, wer die E-Mail außer ihm ebenfalls bekommen hat.

Allerdings sollte der Absender drei Punkte beachten:

1.       Um nicht aufzufliegen, verschicken auch Spammer ihre Spam-Mails recht oft als Blindkopien. Aus diesem Grund sortieren viele Spam-Filter Nachrichten, die das BCC-Feld verwenden, aus und verschieben sie in den Spam- oder Junk-E-Mail-Ordner. Damit die Empfänger die Rundmail auch tatsächlich erhalten, sollte der Absender deshalb sicherstellen, dass er als sicherer Absender in der Kontaktliste steht oder die Empfänger die Nachricht erwarten.

2.       Viele E-Mail-Dienstanbieter beschränken die Anzahl der Empfänger, die in die An-, CC- und BCC-Felder eingetragen werden können. So kann es beispielsweise sein, dass eine E-Mail an höchstens 100 Empfänger gleichzeitig verschickt werden kann. Der Absender sollte also prüfen, ob er alle Empfänger auf einmal erreichen kann oder die Rundmail doch auf mehrere E-Mails aufteilen muss.

Wenn ein Empfänger bestimmte Regeln eingestellt hat, nach denen die E-Mails in die verschiedenen Ordner einsortiert werden, bleibt die Rundmail bei der Sortierung außen vor. Denn die Sortierregeln werden nur bei E-Mails angewendet, bei denen der Name im An- oder CC-Feld steht. Gerade im geschäftlichen Umfeld kann es aber ärgerlich sein, wenn die Rundmail in einem Ordner landet, in den sie eigentlich nicht gehört, und der Geschäftspartner sie mühsam suchen muss.

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