Anleitung – Erstellen einer Access-Datenbank

Anleitung zum Erstellen einer Access-Datenbank 

Eine Datenbank erweist sich als äußerst hilfreiches Instrument, um größere Datenansammlungen sinnvoll geordnet ablegen und jederzeit gezielt abfragen zu können.

Dabei muss es sich bei Datenbanken nicht immer um große, öffentlich zugängliche Datenbanken handeln, die beispielsweise wie Auskunftsdatenbanken mit Adress- und Telefonnummernverzeichnissen online abgerufen werden können oder in erster Linie für den beruflichen Bereich konzipiert sind.

Ebenso können kleine, private Datenbanken auf dem eigenen Computer angelegt werden, um auf diese Weise beispielsweise eine eigene Sammlung zu erfassen. Für solche Datenbanken bedarf es dann auch keiner speziellen Hochleistungssoftware oder sehr tiefgehender Informatikkenntnisse.   

Eine recht einfache Möglichkeit für eigene Datenbanken ergibt sich durch Access-Datenbanken.

Und hier nun die Anleitung zum Erstellen einer solchen Access-Datenbank:

       

Zunächst wird unter dem Menüpunkt „Datei“ die Option „Neue Datenbank anlegen“ angesteuert. Unter der Registerkarte „Datenbanken“ verfügt das Datenbank-Programm bereits über fertige Vorlagen für Datenbanken, die ausgewählt werden können.

Daneben kann mithilfe der Registerkarte „Leere Datenbank“ auch eine vollständig eigene Datenbank angelegt werden, wobei bereits vorhandene Datenbanken jederzeit weiterbearbeitet werden können.

       

Zu Beginn wird eine grundlegende Tabelle erstellt, in der festgelegt wird, welche Informationen einen Datensatz bilden. Wird beispielsweise eine Datenbank für eine CD-Sammlung angelegt, kann ein Datensatz aus den Datenfeldern Interpret, Albumtitel, Genre, Erscheinungsjahr, Liste der Songtitel sowie Spieldauer bestehen.

Die festegelegten Informationsfelder dienen einerseits dazu, die Daten zu erfassen, und andererseits legen sie die späteren Abfragemöglichkeiten fest. 

       

Ist die grundlegende Tabelle angelegt, kann die Datenbank mit Eintragungen gefüllt werden. Hierzu gibt es zwei mögliche Ansichten, nämlich zum einen die Tabellenansicht und zum anderen die Formularansicht.

Die Formularansicht entspricht einer einzelnen Karteikarte und wird unter der Registerkarte „Formular“ sowie dem Button „Neu“ angesteuert.

Der Formular-Assistent fragt nun ab, welche Tabelle die Grundlage für das Formular bilden soll, danach kann festgelegt werden, welche Felder der Tabelle auf der Karteikarte aufgeführt werden sollen.

Das fertige Formular kann dann später auch zur Eingabe von Daten genutzt werden.

       

Die in der Access-Datenbank gesammelten Daten können nun auch abgefragt werden. Hierzu wird die Registerkarte „Abfrage“ geöffnet und dort der Button „Neu“ angeklickt.

Nun werden die Felder eingetragen, die zur Abfrage genutzt werden sollen. Soll im Zuge einer Abfrage nach zwei Kriterien gleichzeitig gesucht werden, beispielsweise Interpret und Erscheinungsjahr, müssen die Bedingungen in eine Zeile eingetragen werden.

Durch eine solche UND-Abfrage werden dann nur die CDs angezeigt, die beide Kriterien erfüllen. Müssen die CDs jeweils nur eine der Bedingungen erfüllen, also entweder Interpret oder Erscheinungsjahr, werden die Bedingungen in zwei Zeilen untereinander eingetragen.

In diesem Fall handelt es sich um eine sogenannte ODER-Abfrage.

Weiterführende Grundanleitungen und Tipps für die Datenbankadministration:

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